Sneller betaald als monteur: van werkorder naar factuur in één klik
De klus is gedaan, de klant is blij — maar de factuur staat er pas een week later. Of wordt vergeten. Of klopt niet helemaal. Dit is een van de duurste gewoonten in kleine werkplaatsen. Geld dat u al verdient, maar nog niet in uw rekening zit.
Waarom veel garages te laat factureren
Factureren voelt als administratie. Administratie is voor de vrijdagmiddag. Vrijdagmiddag zijn er altijd nog drie klussen die afgemaakt moeten worden.
En zo loopt een factuur een week uit. Soms twee. Soms vergeten.
Iedere dag vertraging op een factuur is een dag extra cashflowrisico. Bij een gemiddeld factuurmiddelbedrag van €300 en 20 facturen per maand kan een week vertraging al €6.000 aan openstaand bedrag zijn.
Het probleem: factureren kost te veel tijd
In een traditionele werkwijze gaat factureren zo: werkorder afsluiten, gegevens overschrijven naar boekhoudprogramma of Word-sjabloon, BTW berekenen, PDF maken, e-mail opstellen, versturen.
Dat duurt minstens 10 tot 15 minuten per factuur. Bij vijf facturen op een dag is dat meer dan een uur — voor werk dat u eigenlijk al gedaan had.
De oplossing is niet werken. De oplossing is het systeem zo inrichten dat de factuur al klaarstaat zodra de werkorder afgerond is.
Hoe automatisch factureren werkt
Modern werkorder- en factuurprogramma's koppelen de werkorder direct aan de factuur. Alles wat u in de werkorder noteert — uren, onderdelen, bijkomende kosten — staat automatisch op de factuur.
U controleert het één keer, klikt op versturen, en de klant ontvangt een professionele factuur per e-mail. Met PDF-bijlage. Met uw logo en bedrijfsgegevens. Met de juiste BTW.
Dat duurt 30 seconden in plaats van 15 minuten.
Sneller betaald: de psychologie achter directe facturering
Onderzoek wijst uit dat facturen die binnen 24 uur na de dienstverlening worden verstuurd, gemiddeld twee keer zo snel worden betaald als facturen die een week later volgen.
De reden is logisch: de klant weet nog exact wat er gedaan is. De tevredenheid over de klus is nog vers. En er is nog geen gelegenheid geweest om de betaling te vergeten.
Directe facturering is dus niet alleen gemak voor u — het verbetert uw cashflow structureel.
Wat zijn de vereisten voor een geldige factuur?
Een factuur voor BTW-plichtige ondernemers in Nederland moet aan wettelijke eisen voldoen. De verplichte vermeldingen zijn:
- Uw naam en adres en die van de klant
- BTW-nummer en KVK-nummer
- Factuurnummer (oplopend en uniek)
- Factuurdatum
- Omschrijving van de geleverde diensten of goederen
- BTW-bedrag en BTW-percentage
Goed factuurprogramma's vullen dit automatisch in vanuit uw bedrijfsgegevens en de werkorder. U hoeft er nooit meer over na te denken.
Doe de eerste factuur in 30 seconden
Torqoo koppelt werkorders en facturen zodat u nooit meer overhoeft te typen. Gratis 30 dagen proberen.
Gratis demo aanvragen